Régularisation annuelle des charges : guide pratique pour le bailleur
La régularisation des charges est une obligation annuelle souvent négligée par les propriétaires. Pourtant, elle peut générer un rappel en votre faveur (ou un remboursement au locataire).
Le principe
Chaque mois, le locataire verse une provision sur charges (estimée). Une fois par an, le bailleur compare les provisions perçues aux dépenses réelles et régularise :
- Si les provisions > dépenses réelles → remboursement au locataire
- Si les provisions < dépenses réelles → complément demandé au locataire
Quelles charges sont récupérables ?
La liste est fixée par le décret du 26 août 1987 :
- Eau froide et eau chaude (si compteur collectif)
- Chauffage collectif
- Ascenseur (entretien, électricité)
- Entretien parties communes (ménage, produits)
- Espaces verts
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
- Électricité des parties communes
- Petites réparations des parties communes
Calendrier type
- Réception du décompte du syndic → généralement au T1 (janvier-mars)
- Calcul de la régularisation → extraction de la quote-part du locataire
- Envoi du décompte au locataire → 1 mois avant la régularisation
- Régularisation → ajustement sur le prochain loyer ou remboursement
- Mise à disposition des justificatifs → pendant 6 mois après l'envoi du décompte
Ajustement des provisions
Après la régularisation, ajustez le montant des provisions mensuelles pour l'année suivante en fonction des dépenses réelles constatées. Cela évitera un écart trop important à la prochaine régularisation.
⚠️ Prescription de 3 ans
Si vous n'avez pas régularisé les charges depuis plus de 3 ans, vous ne pouvez plus réclamer les arriérés au locataire. Et le locataire peut exiger le remboursement du trop-perçu sur 3 ans.
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